Intellias richtlinie zur datenaufbewahrung

Datum der letzten Aktualisierung: 14.07.2025

ÜBERSICHT

Diese Intellias-Richtlinie zur Datenaufbewahrung („Aufbewahrungsrichtlinie“) ergänzt die Datenschutzrichtlinie von Intellias, die Datenschutzerklärung für die Bewerbungsverfahren, die Datenschutzerklärung für Mitarbeiter und Auftragnehmer, die Cookie-Richtlinie sowie weitere Dokumente zu den Datenschutzpraktiken von Intellias.

Die Aufbewahrungsrichtlinie legt unseren Umgang mit der Speicherung und Löschung personenbezogener Daten und Informationen dar, die im Rahmen unserer Geschäftstätigkeiten erhoben werden, einschließlich über unsere Websites, Rekrutierungsprozesse, Kundenbeziehungen sowie interne Unternehmensaktivitäten. Sie gewährleistet die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften, einschließlich der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der britischen Datenschutz-Grundverordnung (UK GDPR), der kalifornischen und ukrainischen Datenschutzgesetze, des indischen Gesetzes zum Schutz digitaler personenbezogener Daten (Digital Personal Data Protection Act) von 2023 sowie weiterer einschlägiger Vorschriften.

ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE DER AUFBEWAHRUNG

Intellias speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung folgender Zwecke erforderlich ist:

Die Zwecke erfüllen, zu denen die Daten erhoben wurden.
Die Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer, steuerlicher, buchhalterischer oder berichtspflichtiger Anforderungen sicherstellen.
Zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Gewährleistung der betrieblichen Integrität, insbesondere im Rahmen von Audits und der Informationssicherheit.

Die Dauer der Aufbewahrungsfrist richtet sich daher nach dem Zweck der jeweiligen Verarbeitung.

Diese Verpflichtung steht in direktem Zusammenhang mit dem Grundsatz der Speicherbegrenzung und ist standardmäßig umzusetzen, das heißt, der Verantwortliche sollte systematische Verfahren zur Löschung oder Anonymisierung von Daten in die Verarbeitung integriert haben.

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden die Daten gemäß gesetzlichen Vorgaben und internen Protokollen sicher gelöscht, anonymisiert, zurückgegeben oder archiviert.

SPEZIFISCHE AUFBEWAHRUNGSFRISTEN

Bei der Festlegung oder Überprüfung von Aufbewahrungsfristen ist Folgendes zu berücksichtigen:

Die Ziele und Anforderungen von Intellias.
Art der betreffenden personenbezogenen Daten.
Die Zwecke, zu denen die betreffenden Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden.
Die Kategorie oder Kategorien betroffener Personen, auf die sich die Daten beziehen.
Die Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten.

Kann für eine spezifische Aufbewahrungsfrist keine Festlegung getroffen werden, sind klare Kriterien zur Bestimmung der Aufbewahrungsdauer festzulegen. Diese Kriterien sollen eine regelmäßige Überprüfung sowohl der Daten als auch ihrer fortlaufenden Aufbewahrung ermöglichen und stellen so die kontinuierliche Einhaltung der geltenden Datenschutzgrundsätze sicher.

Die nachfolgenden Informationen geben Auskunft darüber, wie lange wir Ihre Daten aufbewahren dürfen, und erläutern die damit verbundenen Einzelheiten.

Zweck	Art der Daten	Standardmäßiger Aufbewahrungszeitraum	Rechtsgrundlage
Personalbeschaffung	Dies umfasst alle Daten, die sich auf den Einstellungsprozess innerhalb der Intellias Group beziehen, insbesondere Daten aus Hintergrundprüfungen, Identitätsdaten wie vollständiger Name und Kontaktdaten sowie alle lebenslaufbezogenen Informationen, einschließlich Angaben zur beruflichen Entwicklung und Qualifikation.	Die Personalbeschaffungsdaten werden ab dem Datum der letzten Interaktion bis zu 2 Jahre aufbewahrt, bei Bewerbern mit Sitz in der Ukraine jedoch bis zu 4 Jahre, sofern nicht anderweitig gesetzlich vorgeschrieben oder ausdrücklich eingewilligt wurde. Beispielsweise können bestimmte Gerichtsbarkeiten vorschreiben, dass Verantwortliche Ihre Daten für einen kürzeren Zeitraum (z. B. 6 Monate oder einen vergleichbaren Zeitraum) aufbewahren dürfen, es sei denn, Sie erteilen Ihre ausdrückliche Einwilligung für einen längeren Aufbewahrungszeitraum. Umgekehrt stellen wir sicher, dass gesetzliche Anforderungen eingehalten werden, wenn geltende Gesetze eine längere Aufbewahrungsfrist vorschreiben.	Berechtigtes Interesse oder Einwilligung
Beschäftigung	Dies umfasst alle Informationen, die für die Durchführung von Beschäftigungsverhältnissen und ähnlichen Beziehungen innerhalb der Intellias Group erforderlich sind, und beinhaltet Identitätsdaten, darunter vollständiger Name, Geschlecht, persönliches Foto, Geburtsdatum, Passdaten, persönliche Steuernummer, Finanzinformationen, Angaben zur Staatsangehörigkeit oder zu Aufenthaltsgenehmigungen, Kontaktdaten, Gesundheitsinformationen einschließlich Krankheitsurlaubsdaten sowie weitere beschäftigungsbezogene Daten.	Diese Daten werden für die Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses sowie für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist nach Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt. In der Regel beträgt dieser Zeitraum 4 bis 10 Jahre, abhängig von der zuständigen Gerichtsbarkeit und den betroffenen Daten.	Gesetzliche Verpflichtung oder Vertragserfüllung
Verwaltung und Sicherheit (CCTV)	Dies umfasst alle Daten, die mittels CCTV und Videoüberwachung auf dem Gelände der Intellias erfasst werden.	CCTV- und Videoüberwachungsdaten werden in der Regel für einen Zeitraum von bis zu 30 Tagen aufbewahrt. Diese Standardaufbewahrungsfrist kann jedoch je nach den gesetzlichen Anforderungen der Gerichtsbarkeit oder spezifischen betrieblichen Erfordernissen, wie etwa laufenden Untersuchungen, variieren. In einigen Gerichtsbarkeiten können kürzere Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben werden. Wo solche lokalen Verpflichtungen bestehen, gewährleisten wir die Einhaltung der geltenden Gesetze und passen unsere Aufbewahrungspraktiken entsprechend an. Daher kann die tatsächliche Aufbewahrungsdauer in Übereinstimmung mit gesetzlichen oder behördlichen Anforderungen von der Standardfrist von 30 Tagen abweichen.	Berechtigtes Interesse oder gesetzliche Verpflichtung
Verwaltung und Sicherheit (Zutritt und Besucher)	Dies umfasst jegliche Informationen, die im Rahmen der Personalverwaltung und des Gästemanagements während Besuchen in Intellias-Büros oder bei der Nutzung von Bürogeräten, Einrichtungen, Parkplätzen und der Arbeitsinfrastruktur von Intellias verwendet werden. Dazu gehören Zugangskarten, Ausweise, Fahrzeugkennzeichen, IP-Adressen, Anmeldeinformationen und weitere relevante Daten.	Im Allgemeinen werden die Daten unserer Mitarbeitenden für die Dauer ihres Beschäftigungsverhältnisses innerhalb der Intellias Group oder für die Laufzeit eines anderen vertraglichen Verhältnisses mit dieser aufbewahrt. Die Daten von Gästen und anderen Besuchern werden für die Dauer ihres Aufenthalts in den Räumlichkeiten von Intellias sowie für weitere 30 Tage gespeichert, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist nach lokalem Recht, aufgrund von Informationssicherheitsanforderungen oder mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erforderlich. In Fällen, in denen ein papierbasiertes Besucherprotokoll (Hardcopy) verwendet wird, können die Daten zudem so lange aufbewahrt werden, bis das Protokoll vollständig ausgefüllt und durch ein neues ersetzt wurde.	Berechtigtes Interesse oder gesetzliche Verpflichtung
Informationssicherheit	Enthält in der Regel Protokolle und Aufzeichnungen zur Benutzerauthentifizierung, zu Anmeldesitzungen, Zugriffsversuchen, Kennwortänderungen, Sicherheitswarnungen, IP-Adressen, Gerätekennungen sowie forensischen Daten, die zum Schutz der digitalen Infrastruktur verwendet werden.	Sicherheitsrelevante Daten werden in der Regel für einen Zeitraum von ein bis zwei Jahren aufbewahrt – abhängig von ihrem Zweck, ihrer Sensitivität und ihrer betrieblichen Relevanz. In bestimmten Fällen können solche Daten länger aufbewahrt werden, um vertraglichen Verpflichtungen, geltenden gesetzlichen Anforderungen oder branchenspezifischen Vorschriften gerecht zu werden. Protokolle und Aufzeichnungen, die für die Vorfallsuntersuchung, die Pflege von Audit-Trails oder den Nachweis der Einhaltung von Sicherheitsstandards (z. B. ISO/IEC 27001 oder anderen) erforderlich sind, können bis zu sieben Jahre lang gespeichert werden. Sofern gesetzlich vorgeschrieben – insbesondere in regulierten Bereichen wie dem Finanzwesen oder der kritischen Infrastruktur – können längere Aufbewahrungsfristen gelten. Nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfrist werden alle sicherheitsrelevanten Daten entweder gemäß den internen Verfahren zur Datenlöschung sicher gelöscht oder anonymisiert.	Gesetzliche Verpflichtung oder berechtigtes Interesse
Marketing	Dies umfasst Informationen, die für die Ansprache, Interaktionen, die Analyse von Kampagnen und andere Marketingaktivitäten verwendet werden, wie z. B. Name, E-Mail-Adresse, weitere Kontaktdaten, Interaktionsverlauf, Präferenzen, Gerätekennungen und andere Daten, die über Webformulare oder Social-Media-Plattformen erfasst werden.	Diese Daten werden so lange gespeichert, wie es für Marketingzwecke erforderlich ist, oder bis Sie der Verarbeitung widersprechen (bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses) beziehungsweise Ihre Einwilligung widerrufen (bei Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung). Sie haben das Recht, jederzeit der Verwendung Ihrer Daten für Direktmarketing zu widersprechen, und wir werden die Verarbeitung in diesem Fall unverzüglich einstellen. Typischerweise bewahren oder verwenden wir Ihre Daten für Marketingzwecke nicht länger als 5 Jahre ohne erneute Interaktion oder gültige Einwilligung auf, es sei denn, es ist erforderlich, bestimmte Informationen (z. B. Unterdrückungslisten) aufzubewahren, um Ihrer Opt-out-Anfrage nachzukommen.	Berechtigtes Interesse oder Einwilligung
Betreuung von Webseiten und anderen Online-Plattformen	Dazu gehören Benutzerkontodaten, Anmeldeinformationen, Support-Interaktionen, Nutzungsprotokolle, Leistungsdaten und Fehler- oder Absturzberichte, die mithilfe von unternehmenseigenen Webportalen, Plattformen und gehosteten Diensten erstellt wurden, sowie andere zugehörige Informationen.	In der Regel für 1 bis 2 Jahre aufbewahrt, abhängig von der Relevanz und den gesetzlichen Anforderungen. Diagnose- und Leistungsdaten können länger aufbewahrt werden, um die Stabilität der Plattform, vertragliche Verpflichtungen oder Anforderungen im Rahmen von Audits zu unterstützen.	Berechtigtes Interesse oder gesetzliche Verpflichtung
Cookies und Analysen	Enthält Sitzungs- und dauerhafte Cookies, Gerätekennungen, Nutzereinstellungen, Browserverlauf, Interaktionsdaten und Einwilligungseinstellungen. Umfasst sowohl Erstanbieter- als auch Drittanbieter-Cookies, die für die Funktionalität, Analyse, Performance und Personalisierung der Website verwendet werden.	Session-Cookies werden automatisch gelöscht, wenn Sie Ihren Browser schließen. Dauerhafte Cookies verbleiben für einen definierten Zeitraum auf Ihrem Gerät — in der Regel zwischen 12 und 24Monaten — abhängig von ihrer spezifischen Funktion (z. B. Personalisierung, Werbe-Tracking) und den Einstellungen, die von dem Dritten vorgenommen werden, der sie setzt. Sie können nicht notwendige Cookies jederzeit über Ihre Browsereinstellungen oder Cookie-Präferenzen deaktivieren oder Ihre Einwilligung zur Verwendung widerrufen. Nach Widerruf der Einwilligung werden diese Cookies nicht mehr verwendet und, sofern technisch möglich, gelöscht.	Einwilligung oder berechtigtes Interesse
Einwilligungsnachweise	Protokolle der Einwilligung der Nutzer, die über Cookie-Banner oder Consent-Management-Plattformen (CMPs) eingeholt wurden, einschließlich Zeitstempel, gewählter Einwilligungsoptionen, anonymisierter Benutzer-IDs und akzeptierter Version der Richtlinie. Intern bei Intellias oder dessen Consent-Management-Anbieter gespeichert.	Einwilligungsaufzeichnungen (z. B. aus Einwilligungsbannern oder CMPs) werden in der Regel bis zu 10 Jahre lang oder bei Bedarf auch länger aufbewahrt, um die Einhaltung von Datenschutzgesetzen nachzuweisen, auf behördliche Anfragen zu reagieren oder Prüfungs- und gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.	Gesetzliche Verpflichtung oder berechtigtes Interesse
Berichterstattung	Daten, die im Rahmen interner Vorgänge und Geschäftsprozesse erzeugt werden, einschließlich Finanzinformationen sowie Informationen, die für Managementberichte, Leistungsüberwachung, Personalwesen, Risikoaufsicht und Compliance-Zwecke verwendet werden. Dies kann personenbezogene Daten umfassen, soweit dies aus operativen oder regulatorischen Gründen erforderlich ist.	Wird für einen Zeitraum von 5 bis 10 Jahren aufbewahrt, abhängig von der zuständigen Gerichtsbarkeit, und kann länger aufbewahrt werden, sofern dies aufgrund lokaler Gesetzgebung, Finanzvorschriften oder gesetzlicher Prüfungspflichten erforderlich ist.	Gesetzliche Verpflichtung oder berechtigtes Interesse
Sicherheit und Audits	Alle Daten, die sich auf die Erfüllung der Anforderungen interner und externer Audits, die Durchführung von Maßnahmen zur Bekämpfung von Geldwäsche (Anti-Money Laundering, AML) und zur Identitätsprüfung (Know Your Customer, KYC), die Pflege von Audit-Trails, die Gewährleistung der Cybersicherheit sowie die Erfüllung von Verpflichtungen gemäß geltendem Recht, Industriestandards oder vertraglichen Rahmenbedingungen beziehen.	In der Regel für einen Zeitraum von 5 bis 10 Jahren aufbewahrt, abhängig von den geltenden gesetzlichen, behördlichen und vertraglichen Anforderungen. In regulierten Sektoren oder wenn besondere Verpflichtungen (z. B. Betrugs- oder Verbrechensverhütung) gelten, können Daten gemäß den geltenden Fristen länger aufbewahrt werden.	Gesetzliche Verpflichtung oder berechtigtes Interesse
Veranstaltungsmanagement	Alle Daten, die im Zusammenhang mit Firmenveranstaltungen von Intellias erhoben werden, einschließlich Seminaren, Workshops, Webinaren, Schulungen, gesellschaftlichen Ereignissen und ähnlichen Aktivitäten. Dies kann den vollständigen Namen, die E-Mail-Adresse, weitere Kontaktinformationen, Veranstaltungsanmeldedaten, Feedback-Einreichungen, Fotos, Video- und Audioaufnahmen (einschließlich Online-Meetings) sowie Teilnahmeaufzeichnungen umfassen.	In der Regel bis zu 7 Jahre nach der Veranstaltung aufbewahrt, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist erforderlich, um die Teilnahme zu dokumentieren, Medieninhalte zu sichern oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. In Fällen, in denen eine Einwilligung (z. B. zur Veröffentlichung von Medieninhalten) eingeholt wurde, können die Daten bis zum Widerruf der Einwilligung aufbewahrt werden.	Berechtigtes Interesse, Einwilligung oder gesetzliche Verpflichtung
Bearbeitung von Anfragen	Dazu gehören Daten, die zur Bearbeitung Ihrer Anfragen und Anliegen verwendet werden, einschließlich solcher, die sich auf die Ausübung Ihrer Rechte gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften beziehen. In der Regel umfasst dies Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten oder andere Informationen, die für Ihre Identifizierung erforderlich sind.	Bis zu 10 Jahre aufbewahrt, ab dem Datum der Bearbeitung des Anliegens, es sei denn, ein längerer Zeitraum ist erforderlich, um Rechtsansprüche zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen oder regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen.	Gesetzliche Verpflichtung
Kommunikation	Dies bezieht sich auf Informationen, die erforderlich sind, um mit Ihnen über verschiedene Plattformen und Kanäle zu kommunizieren, darunter unsere Website, Social-Media-Plattformen und -Netzwerke, E-Mail oder Telefon. In der Regel umfasst dies Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer sowie weitere Kommunikationsmetadaten (z. B. Zeitstempel, Nachrichteninhalt oder Zustellstatus).	Bis zu 5 Jahre ab der letzten Interaktion aufbewahrt, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist aus vertraglichen oder gesetzlichen Gründen erforderlich oder Sie haben ausdrücklich zugestimmt. Kommunikationsaufzeichnungen im Zusammenhang mit Rechtsansprüchen, Streitigkeiten oder behördlichen Angelegenheiten können entsprechend den geltenden Vorschriften über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden.	Berechtigtes Interesse, Vertragserfüllung oder Einwilligung
Einhaltung von Gesetzen	Dies umfasst verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden, um gesetzlichen Verpflichtungen in Bereichen wie Beschäftigungsverhältnisse, soziale Sicherung, Besteuerung, Unternehmensführung, Korruptionsprävention, Arbeitsrecht sowie sonstigen anwendbaren regulatorischen Vorgaben nachzukommen. Dies kann Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen, Angaben zu betrieblichen Leistungen sowie Unterlagen umfassen, die für gesetzliche Berichtspflichten und Audits erforderlich sind.	Wird für einen Zeitraum von 5 bis 10 Jahren oder länger aufbewahrt, wenn dies durch nationale Gesetze, finanzielle oder arbeitsrechtliche Vorschriften oder geltende gesetzliche Verjährungsfristen vorgeschrieben ist. Die Aufbewahrung erfolgt auf Grundlage spezifischer gesetzlicher Verpflichtungen, die von der Gerichtsbarkeit und dem Regulierungsbereich abhängen.	Gesetzliche Verpflichtung

DATENMINIMIERUNG UND -ÜBERPRÜFUNG

Wir überprüfen regelmäßig die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten, um sicherzustellen, dass sie:

Korrekt und aktuell.
Nur so lange aufbewahrt, wie es erforderlich ist.
Ordnungsgemäß anonymisiert, zurückgegeben oder, falls zutreffend, sicher gelöscht.

INTERNATIONALE ERWÄGUNGEN

Die Aufbewahrungspraktiken gelten in allen Gerichtsbarkeiten, in denen Intellias tätig ist. Wenn die Daten international übertragen werden, unterliegen sie weiterhin dieser Aufbewahrungsrichtlinie und dem geltenden lokalen Recht.

KONTAKTIEREN SIE UNS

Wenn Sie Fragen zu unseren Aufbewahrungspraktiken haben, die Löschung Ihrer Daten aus unseren Datenbanken beantragen oder andere Anliegen besprechen möchten, können Sie sich gerne über eine der in der Intellias-Datenschutzrichtlinie aufgeführten Kontaktmöglichkeiten an uns wenden.